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Auf Nummer Sicher mit einem ECM-System

02.06.2022 | Wie Sie mit einem Enterprise-Content-Management Ihre IT-Security erhöhen

IT-Sicherheit in Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren zu einem Thema von existenzieller Bedeutung entwickelt. Wie das Allianz Risk Barometer 2022 zeigt, schätzen Unternehmen weltweit Cybervorfälle als das Top-Risiko ein. Damit führt die Sorge vor Ransomware-Angriffen, Datenschutzverletzungen oder IT-Ausfällen erstmals die Liste der Geschäftsrisiken an – noch vor Betriebsunterbrechungen, Naturkatastrophen oder der Corona-Pandemie.

Die kontinuierlich steigende Zahl an Cyberattacken und die damit einhergehende Bedrohungslage machen einen umfassenden Schutz von Daten und Systemen zwingend notwendig. Welche Rolle kommt dabei einem Enterprise-Content-Managementsystem (ECM) zu und wie trägt die zentrale Verwaltung von Daten zur Erhöhung der IT-Sicherheit bei?

 

Was macht eigentlich ein ECM-System?

Ein Enterprise-Content-Managementsystem (ECM) bildet in Unternehmen das Herzstück eines modernen Informationsmanagements, indem es sämtliche analogen sowie digitalen Inhalte und Informationen bündelt, organisiert und zentral zur Verfügung stellt. Um die Arbeitsabläufe digitalisieren zu können, kommuniziert es mit allen Systemen im Unternehmen und bietet so Schnittstellen zu den verschiedenen Fachbereichen. Eine Vielzahl technischer Erweiterungen macht es möglich, mit dem ECM die unterschiedlichsten Anforderungen zu erfüllen.

Die Hauptaufgaben eines ECM-Systems sind die digitale Archivierung, das Verwalten und Managen von Dokumenten. Dabei werden alle unternehmensrelevanten Informationen zentral an einer Stelle abgelegt, wo sie bei Bedarf jederzeit verfügbar sind. Dank automatisierter Workflows sowie der Möglichkeit zur abteilungsübergreifenden Collaboration sparen Sie Zeit, schonen Ihre Personalressourcen und optimieren so Ihre Prozessabläufe. Die Zeiten, in denen verschiedene Versionen eines Dokuments per Mail quer durchs Unternehmen verschickt wurden, sind damit endgültig vorbei! Innerhalb des ECM-Systems kann gemeinsam an einem Dokument gearbeitet werden und durch die Versionierung bleiben Änderungen jederzeit transparent.

 

Hand in Hand: Datenschutz und Datensicherheit in einem ECM

Daten sind das Gold des digitalen Zeitalters – deshalb gilt es, sie um jeden Preis zu beschützen. Datenschutz und Datensicherheit sind ein wichtiger Bestandteil der IT-Sicherheit und untrennbar miteinander verbunden.

Datenschutz

Beim Datenschutz stehen die Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten im Fokus. Ziel ist es, den Missbrauch personenbezogener Daten zu verhindern, indem zu ihrem Schutz geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) getroffen werden.

Datensicherheit

Bei der Datensicherheit geht es um den generellen Schutz von Daten – unabhängig von ihrer Art. Ziel ist es, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten, was bedeutet, dass sie vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Verlust geschützt werden müssen.

Mit der Einführung eines ECM-Systems können Sie zum einen die Verfügbarkeit Ihrer Daten gewährleisten und erhalten zum anderen die erforderlichen Werkzeuge, um die gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit, aber auch die Vorgaben zur rechtskonformen Archivierung zu erfüllen.
Die Daten werden im ECM zentral für alle Mitarbeitenden über verschiedene Schnittstellen zu anderen Systemen, Anwendungen und Konten bereitgestellt. Damit sie dabei sicher sind vor unbefugten Zugriffen, werden die Informationen im ECM verschlüsselt aufbewahrt und können mithilfe von Zugriffskontrollen, Protokollierungsmöglichkeiten sowie einem individuellen Berechtigungssystem zusätzlich geschützt werden.  

So leistet Ihr Enterprise Content Management einen wertvollen Beitrag zur IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen.

Fazit

Mit einem Enterprise Content Managementsystem digitalisieren Sie die Papier- und Aktenbestände, verringern die E-Mail-Flut, arbeiten revisionssicher und transparenter als jemals zuvor. So entfliehen Sie dem Papier- und Dateichaos und schaffen für Ihre Mitarbeitenden wertvolle Freiräume, die sie für ihr Kerngeschäft benötigen. Gleichzeitig sorgen Sie mit der Einführung einer hochwertigen ECM-Lösung für einen optimalen Schutz ihrer Unternehmensdaten, gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und runden so Ihr IT-Security-Konzept hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit ab.

Mithilfe eines ECM können Sie sämtliche Informationen und Daten in Ihrem Unternehmen

-    erfassen,
-    digitalisieren,
-    speichern,
-    verwalten und
-    bereitstellen.

Sie schaffen Transparenz, optimieren Ihre Unternehmensprozesse und schonen dank der zentralen Ablage wertvolle Zeit- und Personalressourcen.

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Ihr Ansprechpartner:
Rainer Eholzer
Prokurist, MODOX-Modern Documents GmbH