IT-Sicherheit in Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren zu einem Thema von existenzieller Bedeutung entwickelt. Wie das Allianz Risk Barometer 2022 zeigt, schätzen Unternehmen weltweit Cybervorfälle als das Top-Risiko ein. Damit führt die Sorge vor Ransomware-Angriffen, Datenschutzverletzungen oder IT-Ausfällen erstmals die Liste der Geschäftsrisiken an – noch vor Betriebsunterbrechungen, Naturkatastrophen oder der Corona-Pandemie.
Die kontinuierlich steigende Zahl an Cyberattacken und die damit einhergehende Bedrohungslage machen einen umfassenden Schutz von Daten und Systemen zwingend notwendig. Welche Rolle kommt dabei einem Enterprise-Content-Managementsystem (ECM) zu und wie trägt die zentrale Verwaltung von Daten zur Erhöhung der IT-Sicherheit bei?
Was macht eigentlich ein ECM-System?
Ein Enterprise-Content-Managementsystem (ECM) bildet in Unternehmen das Herzstück eines modernen Informationsmanagements, indem es sämtliche analogen sowie digitalen Inhalte und Informationen bündelt, organisiert und zentral zur Verfügung stellt. Um die Arbeitsabläufe digitalisieren zu können, kommuniziert es mit allen Systemen im Unternehmen und bietet so Schnittstellen zu den verschiedenen Fachbereichen. Eine Vielzahl technischer Erweiterungen macht es möglich, mit dem ECM die unterschiedlichsten Anforderungen zu erfüllen.
Die Hauptaufgaben eines ECM-Systems sind die digitale Archivierung, das Verwalten und Managen von Dokumenten. Dabei werden alle unternehmensrelevanten Informationen zentral an einer Stelle abgelegt, wo sie bei Bedarf jederzeit verfügbar sind. Dank automatisierter Workflows sowie der Möglichkeit zur abteilungsübergreifenden Collaboration sparen Sie Zeit, schonen Ihre Personalressourcen und optimieren so Ihre Prozessabläufe. Die Zeiten, in denen verschiedene Versionen eines Dokuments per Mail quer durchs Unternehmen verschickt wurden, sind damit endgültig vorbei! Innerhalb des ECM-Systems kann gemeinsam an einem Dokument gearbeitet werden und durch die Versionierung bleiben Änderungen jederzeit transparent.
Hand in Hand: Datenschutz und Datensicherheit in einem ECM
Daten sind das Gold des digitalen Zeitalters – deshalb gilt es, sie um jeden Preis zu beschützen. Datenschutz und Datensicherheit sind ein wichtiger Bestandteil der IT-Sicherheit und untrennbar miteinander verbunden.