Zu den zu schützenden Personen, den Hinweisgebenden, gehören insbesondere die Beschäftigten, aber es kann auch Kunden oder Lieferanten eine Meldemöglichkeit gegeben werden.
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz: Die Anforderungen an Unternehmen
Anforderungen an Arbeitgeber und Unternehmen
Das Gesetz verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten oder einem Jahresumsatz von mehr als 10 Millionen Euro, eine interne Meldestelle einzurichten. Die Meldestelle muss vertraulich, unabhängig und fair arbeiten und den Hinweisgeber über den Stand seiner Meldung informieren und schützen. Die Meldestelle darf keine beruflichen Repressalien gegen die Hinweisgebenden verhängen oder dulden, solange diese hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Die Hinweisgebenden sollen i.d.R. eine interne Meldestelle (Vertrauensperson, externe Ombudsperson, Software, Briefkasten) bevorzugen. Ergänzend besteht aber die Möglichkeit einer externen Meldung an eine Meldestelle des Bundes, z.B. beim Bundesamt für Justiz (BfJ).
Was muss getan werden?
Wir empfehlen Ihnen folgende Schritte:
- Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen eine interne Meldestelle einrichten muss oder freiwillig einrichten möchte.
- Legen Sie fest, wer für die Einrichtung und den Betrieb der Meldestelle verantwortlich ist und welche Ressourcen dafür benötigt werden.
- Informieren Sie sich über die Anforderungen an die Meldestelle und die Rechte und Pflichten der Hinweisgebenden nach dem Hinweisgeberschutzgesetz.
- Erstellen Sie ein Konzept für die Meldestelle, das die Meldekanäle, die Vertraulichkeit, die Prüfung, die Rückmeldung und den Schutz der Hinweisgebenden umfasst.
- Implementieren Sie die Meldestelle technisch und organisatorisch und stellen Sie sicher, dass sie sachlich unabhängig und fair arbeitet.
- Schulen Sie Ihre Beschäftigten und andere relevante Personen über die Meldestelle und das Hinweisgeberschutzgesetz.
- Dokumentieren Sie alle Meldungen und deren Bearbeitung nachvollziehbar und rechtskonform.
Muss sofort gehandelt werden?
Das Gesetz sieht eine Übergangszeit bis zum 17. Dezember 2023 vor, in der Unternehmen ihre internen Meldestellen einrichten können. Bis dahin können Hinweisgebende ihre Meldungen direkt an die externe Meldestelle des Bundes beim BfJ richten. Ab dem 18. Dezember 2023 müssen alle Unternehmen, die unter das Gesetz fallen, eine interne Meldestelle betreiben.
Unterstützung durch ORGATEAM
Sie benötigen Unterstützung bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems? Die Expertinnen und Experten von ORGATEAM unterstützt Sie hierbei gerne – von den nötigen Dokumenten zu Regelung über die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen bis hin zum Stellen einer Ombudsperson.
