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Künstliche Intelligenz im Büro: Fluch oder Segen?

11.10.2022 | Sie steckt in Ihrem Smartphone, filtert unerwünschte Inhalte aus Ihren E-Mails und gewinnt sogar Kunstwettbewerbe: Künstliche Intelligenz (KI) ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken.

Letztes Jahr feierte diese Technologie bereits ihren 65. Geburtstag, doch so wirklich alltagstauglich wurde sie erst durch einen Entwicklungsschub in den letzten 10 Jahren.

Wirtschaft und Industrie setzen zunehmend auf die Vorteile, die der Einsatz von KI mit sich bringt, wie eine Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt. Auch der Anteil der Unternehmen, die den Einsatz einer KI planen oder diskutieren, ist gestiegen.
Auf der anderen Seite glaubt jedoch jedes vierte Unternehmen in Deutschland, dass Künstliche Intelligenz überschätzt wird. Zudem ist jedes neunte Unternehmen der Überzeugung, dass KI keinen Einfluss auf das eigene Geschäft hat.

Wie passt das zusammen?

Wohin geht unsere technologische Zukunft und welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz darin?

 

KI: eine Definition

Gehen wir zunächst einen Schritt zurück: Was versteht man überhaupt unter "KI"? Eine eindeutige Definition der Künstlichen Intelligenz gibt es nicht, denn schon der Begriff Intelligenz lässt sich wissenschaftlich nicht einheitlich definieren. Was ist also genau Künstliche Intelligenz?

Unter KI versteht man Computeranwendungen, die durch Algorithmen Aufgaben eigenständig lösen können. Um diese Aufgaben zu lösen, war bisher menschliche Intelligenz erforderlich. Das hat sich mit der Entwicklung von KI-Systemen zum Teil geändert: Sie lernen aus ihren Erfahrungen, können ihr Wissen abspeichern und abrufen. So können sie angemessen auf unbekannte Situationen reagieren.

 

Funktionsweise von Künstlicher Intelligenz

Wichtig zu wissen ist, dass KI ein Sammelbegriff für verschiedene Verfahren ist. Wie genau eine Künstliche Intelligenz funktioniert, lässt sich daher nicht so einfach beantworten. Die bekanntesten Methoden, um Intelligenz zu simulieren, sind Machine Learning und Deep Learning.

Machine Learning

Das Machine Learning (ML) kann in großen Datenbeständen Muster erkennen. Ein Beispiel: Ein Smartphone kann Gesichter auf einem Foto erkennen und ihnen automatisch weitere Aufnahmen derselben Personen zuordnen. Damit das funktioniert, haben Programmierer Algorithmen entwickelt. So lernt die KI wie ein Kind, das lernt eine Kuh von einem Pferd zu unterscheiden, Unterschiede der Bilder festzustellen. Die Treffergenauigkeit wird mit jedem Durchlauf erhöht, indem die Programmierer Rückmeldung geben, ob der Algorithmus richtig liegt. Typische Anwendungsbereiche des ML sind die vielen personalisierten Empfehlungen, die Online-Dienste wie Netflix und Amazon an ihre Kunden ausspielen.

Deep Learning

Das Deep Learning orientiert sich im Gegensatz zum Machine Learning nicht an der mathematischen Denkweise, sondern an der Biologie. So bestehen die KI-Systeme aus künstlichen neuronalen Netzen, die der Funktionsweise des menschlichen Gehirns nachempfunden sind. Ein modernes KI-System ist in der Lage, komplexe Strukturen in Daten zu finden. Dabei optimiert die KI sich selbst. Beim Deep Learning entwickelt sie aus abertausenden Eingaben Rechenmodelle. So können die selbstlernenden Algorithmen Hindernisse im Straßenverkehr erkennen, oder Schach lernen, ohne von Profi-Spielern darauf trainiert zu werden.

 

KI in Unternehmen – Zahlen und Fakten

Es gibt zahlreiche Studien zum Thema Künstliche Intelligenz in der Unternehmenswelt, wobei jedoch zu beachten ist, dass KI unterschiedlich definiert werden kann. Ist der Empfehlungsalgorithmus in Onlineshops schon eine KI? Oder der Alexa-Sprachassistent? Oder wird erst von einer KI gesprochen, wenn ein voll autonom fahrendes Auto auf den Markt kommt?

Ohne einheitliche Definition fällt es schwer, klare Zahlen und Fakten zu nennen. Was all diese Studien jedoch zeigen, ist, dass immer mehr Unternehmen mit verschiedenen Formen der Künstlichen Intelligenz experimentieren, um ihre Hard- und Software zu verbessern. KI ist ein spannendes und zukunftsträchtiges Feld ist, das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann, indem sie dazu beiträgt, Umsätze zu steigern und so den Erfolg anzukurbeln. Hinzu kommt, dass die KI-Forschung und -Nutzung über Fördergelder – wie etwa über eine Initiative der Europäischen Union – bezuschusst wird.

So viel zu den Zahlen und Fakten, aber wo werden KI-Systeme überhaupt eingesetzt?

 

Anwendungsbereiche von KI

Von der Datenanalyse über Chatbots bis hin zu neuen Dienstleistungen, Produkten und Geschäftsmodellen: Die Anwendungsmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen sind groß. Immer häufiger finden sich smarte Anwendungen in unserem Business-Alltag wieder, die in kleinen Schritten Einzug in unsere Büros halten: Sprachcomputer, Support-Hotlines, Chatbots – alles KI-Systeme, die Ihren Alltag vereinfachen sollen.

"Hey Siri, sende eine Nachricht an …", oder "Alexa, spiele Musik" – geben Sie es zu, auch Sie haben diese Worte schon zu Ihrem Handy gesagt. Sprachassistenten sind eine Form der KI, die Ihre Aufgaben für Sie erledigen sollen. Künstliche Intelligenz eignet sich auch hervorragend für das Erstellen von Analysen und Prognosen: Auf Basis der Datensätze Ihres Finance-Programms können Sie etwa Vorhersagen für Ihre Umsätze erstellen lassen. Ebenfalls nützlich ist die Predictive Maintenance. Dabei werden Mess- und Produktionsdaten von Maschinen und Anlagen für die Ableitung von Wartungsinformationen genutzt. Das Ziel des Verfahrens ist es, Störungszeiten zu minimieren und die Maschinen und Anlagen proaktiv zu warten. Durch die frühzeitig proaktiv eingeleiteten Wartungsmaßnahmen kann das tatsächliche Eintreten der Störung verhindert werden.

Doch auch in der Verwaltung kann KI für Entlastung und mehr Effizienz sorgen.

 

Welchen Mehrwert bietet KI im Business?

Schlagwort Digitalisierung – einer der prägendsten Begriffe des 21. Jahrhunderts und die Künstliche Intelligenz, auch KI genannt, steckt mittendrin. Setzten Sie in Ihrem Unternehmen schon KI ein? Viele Unternehmen tun dies auf jeden Fall. So wird die KI nicht nur in der Entwicklung, der Produktion und der Verwaltung verwendet. Auch im Alltag kann uns die Künstliche Intelligenz weiterhelfen.

Wussten Sie, dass Mitarbeitende in der Verwaltung bis zu einem Viertel ihrer Arbeitszeit mit Routinetätigkeiten verbringen? Dabei könnten solche Aufgaben ganz einfach durch den Einsatz einer KI automatisiert werden.

Um unter anderem komplizierte, monotone oder wiederkehrende Arbeiten im Büro zu umgehen, können Sie diese Aufgaben an eine Maschine, also ein KI-System delegieren. Dann erfolgt das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten zum Beispiel voll- oder teilautomatisiert – und das in Höchstgeschwindigkeit, 24/7, 365 Tage im Jahr.

Für Ihr Unternehmen bedeutet der Einsatz von KI eine deutliche Effizienzsteigerung, da Sie die Schaffenskraft Ihrer Experten besser nutzen können. Anstatt wertvolle Arbeitszeit von Fachkräften mit Routineaufgaben zu verschwenden, nutzen Sie deren Energie effizient. So können Sie beispielsweise innovative Produkte entwickeln oder neue Geschäftsstrategien konzipieren.

Künstliche Intelligenz kann Ihnen die Arbeit in der Verwaltung erheblich erleichtern – zum Beispiel durch die Automatisierung Ihres Rechnungswesens. So können Sie etwa mithilfe von ELO Invoice und DocXtractor in wenigen Schritten Belege ablegen, prüfen, freigeben und verbuchen und Ihr Rechnungsmanagement auf die nächste Stufe heben.

 

Zwei Arten der Künstlichen Intelligenz

Künstliche Intelligenz lässt sich unterteilen in eine "Narrow AI", also eine schwache KI, und eine "Strong AI", also starke KI.
Von einer "Narrow AI" oder schwachen KI spricht man, wenn KI-Anwendungen weder Bilder erkennen noch Sprache verarbeiten können. Die bisherigen KI-Anwendungen können nur eingegrenzte Problemfelder bearbeiten. Es gibt zum Beispiele Programme, die Maschinen regulieren und Messwerte überwachen. Viele Aufgaben erfordern allerdings unterschiedliche kognitive Prozesse, deshalb müssten in KI-Anwendungen einzelne KI-Komponenten kombiniert werden, um komplexere Aufgaben zu lösen. Bis zu einem gewissen Grad ist es bereits möglich, verschiedene KI-Formen zu kombinieren - so werden für eine smarte Dokumentenbearbeitung zum Beispiel Text- und Bilderkennung mit einem Sprachverständnis auf Bedeutungsebene kombiniert.

Von einer "Strong AI" oder starken KI spricht man, wenn man die KI-Formen so kombinieren kann, dass die intelligenten Systeme sich ebenso flexibel wie Menschen an ihre Umgebung anpassen können. Davon, solch eine KI zu erschaffen, sind wir allerdings noch weit entfernt und in der Wissenschaft gilt es als umstritten, ob es möglich ist, eine KI bis zu diesem Level zu entwickeln.

 

Zukunftsaussichten

Die Forschung der Künstlichen Intelligenz steht noch am Anfang. Daher sind die Systeme noch weit davon entfernt, tatsächlich "intelligent" im herkömmlichen Sinne zu handeln.

Solange eine KI nicht smart handelt, müssen einige Anwendungen von Menschen überwacht werden. Das kostet Ressourcen, Zeit und Budget, weshalb viele Unternehmen noch zögern und die Entwicklungen zunächst beobachten. Auch fürchten sich einige Menschen vor der Einführung der KI-Technologie. Sei es, weil sie befürchten, dass sie durch die KI Ihren Arbeitsplatz verlieren, oder insgesamt der Existenz einer Künstlichen Intelligenz skeptisch gegenüberstehen.

Auf der anderen Seite bringt KI sowohl neue Chancen als auch Möglichkeiten mit sich, indem sie ein Unternehmen insgesamt voranbringt.
Viele Tätigkeiten werden durch KI-Systeme vereinfacht. Sie müssen nicht mehr den ganzen Tag Zahlen abtippen oder unnötig viel herumtelefonieren, um Informationen zu erhalten. Eine KI dient Ihrer Unterstützung, als Assistent, um Aufgaben einfacher und spannender zu gestalten. Außerdem entstehen rund um das Thema Künstliche Intelligenz neue Arbeitsplätze im Bereich Forschung, Programmierung und Implementierung.

Die KI ist also nicht Ihr Feind, sondern kann Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen und von monotonen Arbeiten entlasten – wenn Sie es zulassen!

 

Dazu, wie Sie die Verwaltungsarbeit in Ihrem Unternehmen mithilfe KI-gestützer Anwendungen effizienter gestalten können, beraten Sie die Digitalisierungsexperten von MODOX gerne jederzeit.

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